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Presupuesto mensual restaurante: cómo construirlo desde cero
El presupuesto mensual de un restaurante es la hoja donde defines, antes de que empiece el mes, cuánto esperas vender, cuánto vas a gastar en cada rubro y cuánta utilidad debería quedar. El estado de resultados llega cuando el mes ya terminó y te cuenta lo que pasó. El presupuesto te da una referencia mientras todavía puedes corregir.
Qué cambia en tus decisiones cuando tienes presupuesto
Con una referencia, cada número del mes adquiere significado. Una nómina de $12,000 es solo una cifra. Si el presupuesto la ubicaba en 30% de las ventas y las ventas cayeron 10%, esa misma nómina ahora pesa 33%. Sin presupuesto, la cifra se ve igual que la del mes anterior y nadie la mira.
El presupuesto también responde preguntas antes de gastar: si cabe una contratación más, si la compra de equipos puede esperar al mes siguiente, cuánto hay que vender para llegar a la utilidad que buscas. Y le da sentido al cierre de mes y a la lectura del estado de resultados, porque ya tienes contra qué compararlos.
Cómo construir el presupuesto mensual de un restaurante en cinco pasos
Paso 1: proyecta las ventas esperadas
Toma las ventas del mismo mes del año anterior y el promedio de los últimos tres meses. Ajusta por lo que ya sabes que va a cambiar: un aumento de precios, un horario nuevo, un evento grande, la temporada. La cifra que entra al presupuesto es la que esperas vender con criterio conservador. Si parte de la meta más optimista, todos los porcentajes salen con un margen de holgura que el negocio no tiene, y la desviación aparece desde la primera semana.
Si el restaurante es nuevo y no hay historial, calcula: puestos × rotaciones por día × ticket promedio × días de operación × ocupación esperada. Con 40 puestos, 2 rotaciones, ticket de $14, 26 días y 70% de ocupación, la proyección es de $20,384 al mes. Es una estimación para el primer trimestre, y en cuanto tengas datos reales la reemplazas.
Paso 2: fija los costos variables como porcentaje de las ventas
Los costos que suben y bajan con las ventas se presupuestan como porcentaje: alimentos y bebidas, empaques, comisiones de tarjeta y de plataformas de domicilio. Para alimentos y bebidas, la referencia está entre 28% y 35% según el tipo de restaurante, y tu dato real de los últimos meses sirve de mejor punto de partida que cualquier promedio. Si aún no lo tienes calculado, Cómo calcular los costos de un restaurante te lleva paso a paso, y el food cost ideal en Latinoamérica muestra rangos por tipo de concepto.
La nómina tiene una parte fija y otra variable. Presupuéstala en monto y calcula qué porcentaje de las ventas esperadas representa. El rango habitual está entre 25% y 35%, y la calculadora de nómina te ayuda a revisarla. Suma el costo de alimentos y la nómina: ese costo primo debería quedar por debajo del 65% de las ventas. Si el presupuesto ya lo muestra por encima, lo corriges en la hoja antes de vivirlo en la caja.
Paso 3: lista los gastos fijos en monto
Arriendo, servicios, sistemas y software, seguros, contador, mantenimiento regular y marketing. Cada uno entra con el monto tomado de las facturas reales de los últimos tres meses. Los que se pagan una vez al año pero se causan todos los meses, como el mantenimiento anual de equipos o una licencia, entran como una doceava parte.
Paso 4: separa las provisiones para pagos que no son mensuales
Hay pagos que no ocurren cada mes pero llegan: impuestos, primas o aguinaldos, mantenimiento mayor, reposición de equipos. Divide cada uno entre doce y reserva esa fracción en el presupuesto de cada mes. Así el pago de diciembre o el cierre fiscal salen de dinero que ya estaba apartado. En el ejemplo de abajo, la provisión mensual es de $1,600.
Paso 5: calcula la utilidad esperada
Resta de las ventas todos los costos, gastos y provisiones. El resultado es la utilidad que el negocio debería dejar si el mes se comporta como lo proyectaste. Este es el ejemplo de un restaurante con ventas esperadas de $40,000 al mes. Las cifras están en dólares; si trabajas en otra moneda, reemplázalas por las tuyas y los porcentajes se mantienen:
| Rubro | Presupuesto | % de las ventas |
|---|---|---|
| Ventas esperadas | $40,000 | 100% |
| Alimentos y bebidas | $12,800 | 32% |
| Nómina | $12,000 | 30% |
| Arriendo | $4,000 | 10% |
| Servicios | $1,600 | 4% |
| Comisiones de tarjeta y plataformas | $1,000 | 2.5% |
| Marketing y software | $800 | 2% |
| Mantenimiento y otros | $1,200 | 3% |
| Provisión (impuestos, prima, mantenimiento mayor) | $1,600 | 4% |
| Utilidad esperada después de provisiones | $5,000 | 12.5% |
El costo primo queda en 62%, dentro del límite de 65%, y la utilidad esperada es de $5,000, el 12.5% de las ventas. Esa es la hoja contra la que se mide el mes.
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Trae las cinco partes de este artículo, con fórmulas que calculan solas el costo primo, la utilidad esperada y las ventas mínimas del mes, y una pestaña para comparar el presupuesto con tus cifras reales. Déjame tu correo, recibes la plantilla al instante y te sumas a Cuadrando Caja, el newsletter que sale cada martes.
Cómo usar el presupuesto durante el mes
Cada lunes compara dos cifras: las ventas acumuladas contra el ritmo que necesitas, y la nómina de la semana contra lo presupuestado. Al cierre del mes compara todos los rubros. Define de antemano cuándo vas a actuar. Un rubro que se desvía más de 10% en monto, o más de dos puntos en porcentaje de las ventas, pide revisión.
Veamos qué ocurre si el mes cierra con ventas de $36,000, un 10% por debajo de lo proyectado, con alimentos al 34% y la nómina sin cambios:
| Rubro | Presupuesto | Real | Variación |
|---|---|---|---|
| Ventas | $40,000 | $36,000 | -10% |
| Alimentos y bebidas | 32% | 34% | +2 puntos |
| Nómina | $12,000 (30%) | $12,000 (33.3%) | +3.3 puntos |
| Costo primo | 62% | 67.3% | +5.3 puntos |
La nómina en dinero es idéntica. Su peso sobre las ventas subió más de tres puntos, y el costo primo pasó el límite de 65%. Con esa nómina y alimentos al 34%, el restaurante necesita vender unos $38,700 al mes para volver a ese límite. Ese número te dice qué esperar y qué ajustar. Sin presupuesto, el mes se ve como cualquier otro hasta que llega el estado de resultados.
La fórmula para saber cuánto vender: la nómina dividida entre (65% menos el porcentaje de alimentos y bebidas). En el ejemplo, $12,000 ÷ (0.65 − 0.34) = $38,700. Cambia las cifras por las de tu restaurante y tendrás tu propio piso de ventas.
Errores comunes al hacer el presupuesto mensual de un restaurante
Partir de la meta de ventas
Cuando el presupuesto parte de lo que te gustaría vender, los porcentajes salen holgados y el primer mes cierra con una desviación que parece un problema operativo. Parte de la cifra conservadora y deja la meta en una columna aparte.
Olvidar los pagos que no son mensuales
La prima, el impuesto anual o el mantenimiento mayor llegan una vez al año. Sin una provisión mensual, cada uno aparece como una sorpresa de caja.
No actualizarlo cuando cambia la estructura
Un aumento de precios, un cambio de proveedor o un horario nuevo modifican los porcentajes. Revisa el presupuesto cada trimestre y cada vez que tomes una decisión que cambie la estructura de costos. Si estás evaluando un ajuste de precios, Cuándo subir los precios en tu restaurante explica cómo medir el efecto.
Si fuera mi restaurante
Armaría el presupuesto del mes siguiente el último fin de semana del mes que cierra, con el estado de resultados al lado. Dejaría ventas y nómina en revisión cada lunes y el resto de los rubros para el cierre. Y guardaría cada presupuesto, porque a los seis meses esa carpeta es la base más sólida para decidir una expansión. Tanto el margen neto que necesitas para crecer como la decisión de abrir un segundo restaurante parten de cifras como estas.
Si quieres revisar tu presupuesto con alguien que lea los números contigo cada mes, así trabajo con dueños de restaurantes.
Ver cómo trabajo →Preguntas frecuentes sobre el presupuesto mensual de un restaurante
¿Cómo se hace el presupuesto mensual de un restaurante?
En cinco pasos: proyectas las ventas esperadas con criterio conservador, fijas los costos variables como porcentaje de las ventas, listas los gastos fijos en monto, separas las provisiones de los pagos que no son mensuales y calculas la utilidad esperada. Después comparas cada semana y cada mes lo real contra esa proyección.
¿Qué porcentaje de las ventas debe representar cada rubro?
Como referencia, alimentos y bebidas entre 28% y 35%, y nómina entre 25% y 35%. Juntos deberían quedar por debajo del 65% de las ventas. Arriendo y servicios dependen de la ubicación y el tamaño del local. Lo que importa es que, sumando todos los rubros y las provisiones, quede una utilidad que sostenga el negocio.
¿Cada cuánto debo revisar el presupuesto del restaurante?
Ventas y nómina cada semana, todos los rubros al cierre de cada mes y la estructura completa cada trimestre o cuando cambie algo importante, como los precios, un proveedor o el horario.
¿Cómo hago el presupuesto si mi restaurante es nuevo y no tengo historial?
Estima las ventas con puestos, rotaciones por día, ticket promedio, días de operación y ocupación esperada. Para los costos usa los rangos de referencia del sector y ajústalos con tus primeras facturas reales. Reemplaza las estimaciones por datos reales a medida que avanzan los primeros meses.
¿Qué diferencia hay entre el presupuesto y el estado de resultados?
El presupuesto proyecta cómo debería comportarse el mes antes de que empiece. El estado de resultados registra lo que realmente ocurrió cuando el mes terminó. La comparación entre los dos muestra dónde se desvió el negocio y qué corregir.
