Por Julieth Rivera · Consultora de Restaurantes

Saber cómo hacer el cierre de mes de un restaurante es una pregunta que tiene dos respuestas muy distintas dependiendo de para qué se hace. Si el cierre es para cumplir una obligación contable, el proceso termina cuando el contador entrega los estados financieros. Si el cierre es para dirigir el negocio, el proceso termina cuando el dueño sabe qué va a hacer diferente el mes siguiente.

La mayoría de los restaurantes hace el primero. Pocos hacen el segundo. Y la diferencia entre los dos no está en los formatos ni en las plantillas. Está en qué métricas se calculan y qué preguntas se hacen con ellas.

Cómo hacer el cierre de mes de un restaurante: la primera capa

El cierre de mes empieza con cinco números que ya cubrimos en detalle en el artículo de los indicadores financieros que debe medir un restaurante: indicador combinado de costos, flujo de caja disponible, días de inventario, costo de alimentos y nómina por separado, y comparación versus el punto de equilibrio.

Esos cinco juntos dicen si el mes fue viable y dónde estuvo la presión. Pero no explican por qué. Para eso existe la segunda capa.

La segunda capa del cierre de mes: las tres métricas que la mayoría no calcula

Hay tres métricas que no aparecen en ningún estado de resultados tradicional y que explican por qué meses con ventas similares dejan resultados distintos. Las tres abren decisiones concretas para el mes siguiente.

RevPASH — ingreso por asiento disponible por hora

El ticket promedio dice cuánto gasta un cliente en promedio. El RevPASH dice cuánto genera cada asiento del restaurante por cada hora que está disponible.

Se calcula dividiendo las ventas totales del período entre el número de asientos multiplicado por las horas de operación del mismo período.

Un restaurante puede tener ticket promedio alto y RevPASH bajo porque las mesas rotan lento. O ticket promedio bajo pero RevPASH alto porque la rotación es rápida y la ocupación es consistente. Sin ese número, el dueño no sabe si su oportunidad está en subir precios, en mejorar la rotación o en aumentar la ocupación en franjas específicas. En el cierre de mes el RevPASH dice exactamente eso: dónde está la palanca para el mes siguiente.

CAC — costo de adquirir un cliente nuevo

El CAC se calcula dividiendo el total invertido en marketing y promociones del período entre el número de clientes nuevos que entraron ese mes.

Si en un mes se gastaron 3 millones en publicidad y redes sociales y entraron 200 clientes nuevos, el CAC es 15,000 pesos por cliente nuevo.

Ese número por sí solo no dice mucho. Lo que dice algo es la relación entre el CAC y lo que ese cliente gasta en promedio cuando vuelve. Si el CAC es 15,000 y el cliente nuevo regresa dos veces más con un ticket de 80,000 cada vez, la inversión se justifica. Si el cliente no vuelve, el negocio está pagando 15,000 pesos para llenar una mesa una sola vez.

En el cierre de mes el CAC dice si la inversión en marketing del período tuvo sentido o si el dinero del mes siguiente debería ir a mejorar la experiencia antes de traer más clientes nuevos.

Período de recuperación de la inversión en marketing

Esta métrica viene del mundo de las empresas de tecnología y se traduce directamente a restaurantes.

Se calcula dividiendo la inversión total en marketing entre el incremento mensual de ventas esperado multiplicado por el margen de contribución.

En el cierre de mes el período de recuperación responde la pregunta más importante antes de decidir el presupuesto de marketing del mes siguiente: ¿el negocio tiene la estructura para aguantar ese tiempo de recuperación?

Cuándo hacer el cierre de mes de un restaurante

En los primeros tres a cinco días del mes siguiente. No como requisito técnico sino porque en ese momento el dueño todavía puede ajustar algo antes de que el nuevo período tome inercia propia. Un cierre que llega tres semanas después ya no sirve para decidir.

Lo que estas métricas dicen juntas al hacer el cierre de mes

Un restaurante con RevPASH bajo, CAC alto y período de recuperación largo tiene tres conversaciones pendientes para el mes siguiente: cómo mejorar la rotación o la ocupación, si vale la pena seguir invirtiendo en marketing con esa estructura, y si el flujo de caja aguanta el tiempo que toma recuperar lo invertido.

Esas tres conversaciones no aparecen en ningún estado de resultados. Aparecen cuando alguien sabe qué calcular al cierre del mes y qué preguntarle a cada número.

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Preguntas frecuentes sobre cómo hacer el cierre de mes de un restaurante

¿Cómo se hace el cierre de mes de un restaurante?

Revisando dos capas de información. La primera son los cinco indicadores básicos: indicador combinado, flujo de caja, días de inventario, costos por separado y resultado versus punto de equilibrio. La segunda son las métricas que explican por qué esos indicadores están donde están: RevPASH, CAC y período de recuperación de la inversión en marketing.

¿Qué es el RevPASH en un restaurante?

Es el ingreso generado por cada asiento disponible por hora de operación. Se calcula dividiendo las ventas totales entre el número de asientos multiplicado por las horas de operación del período. Dice si la oportunidad del negocio está en el precio, en la rotación o en la ocupación.

¿Cómo se calcula el CAC de un restaurante?

Dividiendo el total invertido en marketing y promociones del período entre el número de clientes nuevos que entraron ese mes. El resultado dice cuánto está costando traer cada cliente nuevo y si esa inversión tiene sentido en relación a lo que ese cliente genera cuando regresa.

¿Qué es el período de recuperación de la inversión en marketing de un restaurante?

Es el número de meses que tarda en recuperarse una inversión en marketing vía incremento de ventas. Se calcula dividiendo la inversión en marketing entre el incremento mensual de ventas esperado multiplicado por el margen de contribución. Un período de recuperación menor a tres meses es saludable. Por encima de seis meses el riesgo es alto para la liquidez del negocio.

¿Cuándo se debe hacer el cierre de mes de un restaurante?

En los primeros tres a cinco días del mes siguiente. Hacerlo después reduce su utilidad porque el nuevo período ya tomó inercia y las decisiones que se podrían tomar con esa información llegan tarde para cambiar algo.

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