5 Consejos para la contabilidad de un restaurante

Invierte, tan pronto como puedas y preferiblemente desde antes de hacer la apertura del restaurante, en un sistema que te permita llevar el registro de la inversión que haces previo de la apertura. 
Una vez el restaurante esté en servicio, necesitas que toda la información sea almacenada diariamente. Por el volumen de operaciones diarias de un restaurante, considero un grave error dejar acumular información sin procesar.
Muchos restauranteros se limitan a adquirir software denominados Puntos de Ventas, porque con estos solucionan la necesidad primordial de poder facturar. Desde mi experiencia, en el tiempo se dan cuenta de que se debe tener control sobre lo facturado, pero más control aún sobre los inventarios y costes.
Por esto, lo ideal es también contar con un sistema que integre contabilidad, inventarios y facturación. Algunos pueden ir adquiriendo por módulos, así que lo puedes incluir dentro de la planeación de inversiones futuras o en el presupuesto de gastos.
La premisa bajo la que sugiero hacerse a un software acorde a las necesidades del restaurante es que, para tener información que se va analizar, hay que tener una información de la que se va hacer el análisis. Si no hay datos, ¿Qué informes entregas?
Adicional, siempre debes revisar varias opciones en el mercado. Es posible que tus colegas estén utilizando un software bastante robusto y con un costo que exceda tu presupuesto. Ahora mismo en el mercado hay muchas opciones de software contables, tú debes tener el que te sirve a ti, no el que todos tienen.

Ante el alto volumen de información diaria y la alta velocidad de cada una de las instancias implicadas en el servicio, una ayuda para que todo llegue a contabilidad es automatizar los procesos.
Que las producciones en cocina cuenten con formatos y con planificación, los reportes de mermas tengan personas responsables de entregas y se tenga un día fijo cada mes, para hacer inventarios totales físicos. Por ejemplo, todos los últimos jueves de cada mes hacemos inventario…así tus trabajadores ya saben que todo debe estar organizado en cuanto a turnos o procesos para contar o disponer con el tiempo ese día para hacer un inventario.
Cuando logras automatizar el proceso de compra, también ayudas a solventar la liquidez limitada. Los restaurantes requieren mucho más dinero en efectivo que otros tipos de negocios. Por consiguiente, en ocasiones se pueden quedar cortos para hacer pagos o gastos extras.
Si diseña planes de trabajo donde las compras sean programadas, también podrás programar obtener los recursos desde las otras fuentes de manejo de caja que se tengan (retiros de cuentas bancarias o pagos tarjetas).

En la búsqueda del precio más bajo, los restauranteros suelen generar altos volúmenes de compras informales. La afectación en estos casos no es sólo contable, es más desde el ámbito fiscal.
En su mayoría esas compras no cuentan con los soportes que contengan los requisitos incluidos en la legislación fiscal y pasan a ser gastos que no pueden ser descontados como tales en la declaración de renta. Es decir, terminan convirtiéndose en doble gasto en cuando se hace la erogación del dinero al momento de hacer la compra, y no se pueden descontar del ingreso al momento de hacer el pago del Impuesto.
Entiendo por mi experiencia que es casi imposible llevar estas compras informales a cero, pero sé de primera fuente que se pueden controlar a tal punto que la afectación fiscal sea mínima.
Sumado, también tenemos la afectación que pueda tener el costo por transporte en compras de último momento y el tiempo que un personal de servicio deja de estar en el restaurante para ir a realizar la compra.

Esto lo logras fácilmente durante la parametrización del sistema. El objetivo de esto es tener claridad cuando se hagan revisiones o análisis, de cuáles categorías representan más rotación de productos (productos populares), más rentabilidad, más ingresos en dinero, conocer la proporción de cada costo sobre el costo total de venta.
Un restaurante ha de tener un porcentaje general de costo de venta de su producto de un 45%, pero seguramente tendrá categorías que estén por encima de ese porcentaje y otras que están muy debajo. La idea con esto es facilitar la ingeniería de menú. La contabilidad como herramienta de ayuda para decisiones financieras y de gestión.

No permitas que se acumulen procesos que te imposibiliten tener los estados financieros mensuales a tiempo. Los análisis verticales, son una data muy importante a revisar al iniciar cada mes, para que se tenga tiempo de acción y prevenir que se sigan cometiendo errores para el mes en el que se empieza a trabajar.
Con esto, es claro que no se trata solamente de generar estados financieros de sistema, sino que el objetivo es presentarlos a gerencia junto con las notas pertinentes y la aclaración de algunos detalles de partidas contables.
En una contabilidad general, se acumulan todos los gastos diversos en una sola cuenta. En una contabilidad de restaurantes, recomiendo separar y detallar por auxiliares, los gastos de aseo, papelería, cafetería o desechables, servicios musicales, servicios públicos y publicitarios.