Tener la capacidad para invertir en asesoría para restaurantes Colombia en cada área de atención de las que se encuentran en este tipo de negocios resultaría una inversión considerable para cualquier persona que recién empieza su empresa en el sector gastronómico. Contratar un asesor para logística, recursos humanos, finanzas, un contador, un asesor de marca…etc. Por eso siempre mi primera recomendación es, si vas a invertir en restaurantes, es mejor contar con experiencia, conocimiento y habilidades para los aspectos relevantes.. pero por encima de todo, debes tener la habilidad de revisar las áreas donde requieres refuerzos y encontrar el profesional apto para que te brinde ese acompañamiento.
Es bien sabido de los empresarios gastronómicos necesitan ser multitask para lograr que la gestión integral de su inversión de los frutos económicos, finalidad de cualquier empresa. Cuando recién empecé a trabajar con restaurantes, tenía la impresión de que muy pocos se interesaban en los costos reales operativos o incluso en el análisis de aspectos que tienen incidencia directa en sus finanzas.
Con la experiencia, entendí que NO se trata de no tener interés en conocer sus costos/finanzas. La complejidad está en la distribución del tiempo y en encontrar trabajadores con quienes se tenga la confianza para delegar y poder llevar la atención al análisis financiero. Entonces, a cada problema…una Solución.
Por eso desde entonces me he dedicado a brindar soluciones y que estas sean prácticas y ejecutables. Para que los empresarios puedan disponer de manera acertada (en línea y en tiempo real) de la información que requieren para tomar decisiones.
Tabla de Contenidos
A qué me refiero con soluciones?
Me refiero en específico a no limitar el alcance de las asesorías en diagnosticar e indicar los puntos a mejorar de nuestros asesorados. Toda organización siempre tendrá aspectos que requieran intervención para obtener mejores resultados. Partiendo de esa premisa, considero que rol de un consultor empresarial está mejor encaminado cuando se busca sumar valor desde la creación de estrategias que les permitan superar esas etapas a los empresarios/emprendedores. Mirar las opciones para reducir las deficiencias o incluso superarlas en su totalidad.
Por consiguiente, si un restaurantero no logra tener la cifra real de sus costes de ventas directo, el rol dentro de la asesoría no es sólo reafirmar esa realidad, sino, brindar herramientas para facilitar, en primer instancia, la obtención de la información (entender el flujo de trabajo), los mecanismos para que el proceso se mantenga en el tiempo, el mejoramiento del recurso entregado y el acompañamiento para los análisis que se puedan generar de la revisión de esos costos. En un ejemplo claro, sería:
- Obtener la información: Siendo esto una parte fundamental en la cadena de análisis financiero pues si no hay datos, no hay sobre qué realizar analizar. Lo inicial es explicar a los trabajadores del área de inventarios y cocina, cuales son los requisitos mínimos que se necesitan en un documento soporte de compras de insumos o bebidas, que permitan establecer con facilidad, la descripción del insumo, cantidad adquirida, costo de adquisición y el uso (proceso interno) de esa compra.
- Mecanismos para que el proceso se mantenga: En la cadena de ejecución, se recibe la información del producto o insumo adquirido. Posteriormente se lleva ese detalle a la base de datos (bien sea un excel o software si la empresa cuenta con uno). Quien ingresa la compra en sistema, revisa que el responsable de la recepción de pedido no omitió aspectos relevantes. La mejor forma de lograr que el ciclo de trabajo se mantenga es bajo supervisión.
- Mejoramiento del recurso entregado: Si la información se maneja en Excel, la forma de optimizar el proceso es automatizar con formulas, de manera tal que se pueda agilizar los tiempos de ejecución. Si todo se hace desde un software, entonces la dinámica para lograr mejoras de procesos sería que la parametrización del sistema se actualice para que permita que los reportes sean mas completos o incluyan datos con mas nivel de detalle.
- Acompañamiento para Análisis: Generar reportes periódicos y, en compañía de gerencia, tomar decisiones. Si sólo hacemos implementación y luego nos desconectamos, seguramente el proceso se ralentizará hasta dejar de ejecutarse. Esto es común en los restaurantes por el alto volumen de las operaciones diarias.
Soluciones prácticas a situaciones complejas : Asesoría para Restaurantes Colombia
Automatización
Situación compleja : No tengo para invertir es Software
Solución : Excel
En Colombia, gran parte de las personas que tienen negocios relacionados con la gastronomía no cuentan en sus inicios de actividad con un software de gestión de inventarios o de contabilidad. Por eso la asesoría para restaurantes Colombia suele requerir la integración de herramientas (plantillas) de excel. El reto es la implementación de esas hojas de cálculo y control sin que se conviertan en la pesadilla de los trabajadores.
A mí me gusta involucrar a las partes en el proceso de creación de las plantillas. Es la forma más rápida de iniciar la implementación, pues así ya entienden la conceptualización y las necesidades que dan origen a esos controles y se les facilita entender el diligenciamiento de las mismas.
Te invito a que explores varios de esos recursos que se encuentran aquí en la página web. Fueron creados para que cualquier empresa que se encuentre con la voluntad de mejorar procesos de control de cifras lo puedan descargar y personalizar a sus modelos de negocio. La automatización también se logra cuando cada parte de la organización entiende su rol dentro de ella y las actividades correspondientes a las área están correctamente estipuladas y transmitidas a los trabajadores.
Respuesta Inmediata
Situación compleja: No encuentro la información que estoy pidiendo!
Solución : Ante cualquier requerimiento de información, una respuesta inmediata.
Ahora bien, Cómo se logra esa respuesta inmediata? Se inicia en el punto anterior, con la automatización. Si todo está debidamente ingresado en un sistema, y los parámetros de trabajo han sido establecidos en debida forma, el acceso a las información es dinámico. Pero adicional a eso, esos datos serán confiables. La confiabilidad de los reportes permite tener tranquilidad al momento de tomar las decisiones, pues obedecerán a la realidad de la situación administrativa y financiera de la empresa y no será el resultado de especulaciones.
No se debe aceptar la imprecisión por tratar de cumplir con inmediatez. Ese es otro de los retos a los que, en la realización de cualquier asesoría para restaurantes Colombia, se encuentra en ocasiones un consultor. Especialmente cuando se es una Consultoría externa, o cómo lo es en mi caso, brindada al inicio desde el mundo Online. Sin embargo, también en esa complejidad se tienen que encontrar las vías de acceso a la información.
Capacitación Constante
Situación compleja : Nadie sabe
Solución : Capacita y delega
Es una de las quejas recurrentes que he escuchado de parte de varios propietarios de emprendimientos gastronómicos. Durante la mayoría de esas asesoría de restaurantes Colombia me doy cuenta que suele ocurrir esta situación en aquellos negocios donde el grupo de trabajo está conformado por el dueño (en rol de gerente, compras, administrador) y el resto de los colaboradores en las áreas de servicio y cocina. Por ser establecimientos o emprendimientos pequeños, no tienen un alto volumen de empleados. En cabeza del propietario se encuentran todas las responsabilidades de gestión y de inducción.
Cuando el restaurante tiene jornadas de alto movimiento, rotación de clientes y las ventas tienen crecimiento considerable, los propietarios se percatan que las responsabilidades les consumen mucho mas tiempo y energía. En esas etapas de crecimiento no logran cubrir las necesidades que se tienen. No logran dar soluciones a todas las variables que conforman la puesta en marcha de servicio y tratan, en ocasiones con desespero, de apoyarse en sus trabajadores para algunas funciones. Y aquí empiezan las complicaciones pues el personal no ha sido capacitado para tener las respuestas o tomar decisiones.
Todo el grueso de acciones y decisiones las ha realizado el empleador y poco o nada ha delegado. Ha creado un entorno en el que sus trabajadores se limitan a las funciones indicadas y no conocen detalles de operación, gestión de compras, revisión de inventarios, atención a clientes en temas de reservas o muchas otras.
El punto de inflexión está en la contratación. Enfócate en contratar personas que, si bien empiecen con asignaciones específicas, tengan el perfil con el que puedas estar tranquilo que requieren tener para las futuras responsabilidades que se irán asignando cuando empieza el crecimiento del restaurante. También aprende a delegar sin ser critico constante y en sentido negativo de los procesos de tus trabajadores. En la medida en que reciban capacitación y estén contratados con el perfil necesitado, te permitirán tener tiempo de atender asuntos mas de gestión y mejora continua de procesos.
Comunicación Empresario – Asesor
Situación compleja: El asesor nunca se entera lo que el empresario está proyectando
Solución: Comunicación constante
Cómo va a ser exitosa una consultoría si el asesor no tiene conocimiento de la visión y objetivos que se ha propuesto la gerencia?. Aunque esto parece algo poco probable, en la realidad ocurre. Por eso la asesoría para restaurantes Colombia muchas veces no logra su cometido principal… o incluso no llega a punto de implementación más alto porque, los avances se ve truncados por desacuerdos entre las expectativas de quien contrata y la conexión con las estrategias sugeridas por quien ejecuta la asesoría. Anotando que si no hay comunicación asertiva de los procesos, muy difícilmente el asesor podrá brindar las ideas o soluciones esperadas.
Evidentemente, la responsabilidad también recae sobre el asesor. Al momento de enviar su propuesta de asesoría se debe colocar a disposición de realizar sesiones periódicas con la gerencia y con todo el equipo de trabajo. Mantenerse vinculado en el día a día es la mejor manera de conocer las situaciones de riesgo que está o podría estar atravesando el negocio gastronómico.
La comunicación es vital y te lo puedo explicar de mejor manera con una situación vivida. Un empresario gastronómico contrató una firma de especialistas tributarios para que le realicen una planeación tributaria pues ha tenido inconvenientes en periodos anteriores para tener el flujo de caja suficiente para el pago de sus impuestos. Hacen par de reuniones y llegan a común acuerdo de honorarios.
Una semana después la firma de especialistas tributarios envía un correo electrónico solicitando una serie de documentos que son necesarios para poder hacer los análisis del caso. No reciben respuesta por una semana pues en el restaurante el correo fue recibido por la cajera, el contadora no ha visitado el restaurante durante esa semana y el propietario ha estado ocupado solucionando situaciones diarias de servicio.
La firma se comunica con el propietario a la segunda semana para comentarle que están en espera de los documentos. Se coordina con el contador y se logran conseguir parte de la documentación. Después de eso pasan dos semanas (1 mes desde la contratación). Se termina el mes y ya no hay nada que hacer, en referencia a las decisiones o cambios que se debían ejecutar durante ese periodo de tiempo para reducir las complicaciones de flujo de efectivo y el pago oportuno de impuestos. Los especialistas en impuesto están revisando la información, aún no tienen un dictamen y mucho menos una propuesta de actividades a realizar.
Quince días después es la fecha de pago de Impuestos, el contador entrega la liquidación oficial con el valor a pagar al dueño del restaurante. Lo primero que hace esa persona cuando revisa la cantidad a depositar y se percata que, o bien no tiene los recursos o le parece que esto le afectará el flujo de caja para otras compras o necesidades de su negocio, entonces allí piensa de inmediato en la firma de especialistas en tributaria que ha contratado – hace ya más de un mes- y a quienes incluso ya les pagó el primer mes de honorarios…y cual es su pensamiento? Esta gente no está haciendo nada.
Que faltó?
Automatización, respuesta inmediata, capacitación y comunicación.
Más sobre asesoría para restaurantes Colombia
Todavía en Colombia existe algo de resistencia de parte de los empresarios gastronómicos de solicitar ayuda a través de consultores externos. Se sienten más seguros o bien manejando de propia cuenta toda la información de sus empresas o contratando personas que sean vinculados directamente (laboralmente) con la empresa. La limitante es que, los costes por contratación laboral en ocasiones exceden la capacidad financiera de la empresa. Finalmente no tienen una cosa o la otra.
No es algo que pueda cuestionar pues las condiciones financieras y la percepción de necesidad de intervención difieren para cada persona. Tampoco pienso sea acertad que como asesores externos no generemos conexión con la preocupaciones de los empresarios gastronómicos.
Mi aporte lo hago pensando en todas las personas que están día a día sacando adelante sus emprendimientos. No voy a limitar las posibilidades de ayudarles al hecho de que sean mis clientes – paguen honorarios – Por eso, coloco a disposición de todos, recursos como la MARATÓN DE WEBINAR JULIETH RIVERA | CONSULTORA DE RESTAURANTES. Cuatro sesiones (4 recursos que dan solución) a temas relacionados con costos operativos, inventarios, costeo de recetas y punto de equilibrio. La única intención es que las plantillas estén al alcance de todos. No limitarlo a quienes cuenten con recursos para pagar una asesoría personalizada.
Para registrarte, puedes ingresar fácilmente los datos a continuación y un correo electrónico te será enviado con toda la información detallada a tratar en cada sesión de los seminarios web:
*Con un solo registro obtienes acceso a las cuatro sesiones. Tu decides cual es de tu mayor interés. También puedes compartir el link que te llegará a tu correo, con colegas o personas que consideres que pueden estar necesitando esta información.
Si has llegado a este articulo pasada las fechas de los seminarios en vivo, muy seguramente ya te encontrarás acá o en la pestaña de RECURSOS las grabaciones de esos webinar.
La última duda a solucionar en este artículo sobre la Asesoría para restaurantes Colombia ¿Cuál es el costo? En mi caso, dependerá del alcance que el empresario quiera y sus objetivos a lograr producto de la contratación. Todas las tarifas las encuentras aquí relacionadas. Y la garantía de que lograrás resultados o tendrás la devolución de tu dinero está, por demás, incluida en nuestras políticas de servicio.
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