¿Cómo iniciar y administrar un restaurante?

El inversor tiene la determinación de colocar sus recursos económicos, y en ocasiones, de tiempo para asociarse con alguien más, que cuente con el talento o experiencia en cocina, y emprender en administrar un restaurante.

Indistinto a la condición en la que te encuentres, si en este momento estás tomando en consideración tener tu propio restaurante o estás por iniciar un restaurante, aquí te brindamos 7 aspectos importantes que te ayudarán a tener una visión más clara sobre cómo iniciar y administrar un restaurante

Tiempo total: 7 minutos

1. Conoce la oferta gastronómica que está en el lugar donde quieres tener tu restaurante y cerciórate de que tu producto sume valor

   

   Es vital previo a cualquier inversión de tiempo y dinero, hacer lo que se conoce como estudio de mercado. Para el caso de una inversión en restaurante, es importante garantizar que tu producto cumpla con las características que tu planeas incluir en él y que sume valor -pueda satisfacer la necesidad- a quienes te visiten.

   El objetivo de una inversión es generar utilidades a través de la realización de una actividad económica. Para los restaurantes el primer paso para lograr ser exitoso, es que brindes a los comensales el tipo de comida con la calidad (en calidad y precio) que ellos buscan. Supervisa que la ubicación y calidad de tu producto sea lo que, en general, buscan las personas en esa zona.

   Muchos restaurantes o bares no logran superar la etapa de apertura o encontrar su punto de equilibrio financiero, que usualmente es de 1 a 2 años, cuando ya están forzados a cambiar sus conceptos. Y aunque no siempre es negativo dar un paso y cambiar concepto para adaptarlo a lo que el mercado restaurantero está pidiendo, lo cierto es que usualmente esto se hace como medida de respuesta a la falta de resultados positivos generados por no haber realizado el estudio de mercado. midiendo todas estas variables y por enfocarse solo en el pensamiento de sus propietarios. 

2. Rodéate de personas que complementen tus habilidades y te ayuden a cubrir tus falencias

   

   Si tu talento es la gastronomía, pero operativamente hablando no tienes como fortaleza el control de tus inventarios, entonces debes tener en tu equipo de trabajo, una persona que sí tenga esa capacidad. Tu empresa necesita que su parte operativa y administrativa tengan los mismos principios de excelencia.

   Si eres inversionista, recuerda que el único objetivo de tener un restaurante no es ganar dinero. Si lo vives así, entonces siempre condicionarán tus decisiones a la obtención de una rentabilidad y podrías generar afectaciones al tomar decisiones en referencia al servicio al cliente, tales como, adquirir insumos de menor calidad por dar prioridad sólo al costo del mismo, incurrir en fallas de reparaciones locativas por no hacer mantenimientos preventivos. Lo importante es mantener un equilibrio.

3. Intenta siempre que el dinero sea depositado posterior a una planeación del gasto

   

   Justamente para mantener un equilibrio en los análisis de información para tomar decisiones en un restaurante, es de suma importancia tener conocimiento de los rubros de gastos y de la distribución de recursos para cubrirlos…si…así es…tener un presupuesto es vital. Esto tiene incidencias tanto en la parte pre-apertura del local como durante la puesta en marcha – y operación – del negocio.

   Usualmente se tiene un dinero reservado para realizar la inversión y el análisis que se hace es, este es mi máximo de dinero a invertir, pero no se controlan esos desembolsos en el transcurso del tiempo. 

   En la práctica, se reciben unos planos de construcción o adecuación del local y se empiezan a desembolsar anticipos a las partes implicadas en el proceso; Sin embargo, lo que casi nunca se hace, es la correcta planeación de los aspectos importantes en la construcción. Estos errores de fondo (y de forma), generan a futuro que el dinero dispuesto para la inversión sea insuficiente, pues se deben hacer reprocesos por mala gestión inicial.

   La planeación puede ser la llave maestra para acercarse a las metas financieras. Te permite un equilibrio al momento de tomar decisiones, incluso aquellas que no se deban tomar como respuesta a imprevistos. Si mantienes un presupuesto, siempre contarás con back -up para eventualidades. Esto mejora los tiempos de respuestas a incertidumbres de mercado.

4. Ten cuidado con el Multitask empresarial

   

   Es común que, en función de la actividad económica, los restaurantes requieran personal de trabajo con distintas habilidades y con la disposición de cubrir varios frentes de trabajo. Se evidencia que el jefe de cocina no solo controla procesos internos y preparación de los alimentos, sino que también es el responsable de procesos de compras o control de inventario;  que el mesero también es cajero e incluso domiciliario, o que el propietario es administrador, jefe de compras, tesorero.

   Todos pueden dar la famosa “milla extra”, pero tú, como persona que lidera, debes optimizar las capacidades de tus trabajadores (y las tuyas) y no incurrir en el desgaste por exceso de funciones para algunos y la falta de ocupaciones para otros. Adicional recuerda que, en muchas ocasiones, por tener a personal que no tiene las habilidades para suplir algunas responsabilidades, solo porque te sale mas económico, lo que realmente estás haciendo es incrementando el gasto/costo que se genera al tener que hacer reprocesos o constantemente corregir errores.

   Lo que sí te podemos aconsejar es que, si tu negocio crece y se fortalece financieramente, entonces NO le niegues recursos.

5. Separa las finanzas de tu negocio de tus finanzas personales

   

   En los restaurantes es muy común que los propietarios manejen los recursos del restaurante como parte de su propio flujo de caja, bajo la premisa de que, “todo el dinero invertido acá lo debo recuperar de una u otra manera”. Lo cierto es que, si el objetivo es tener permanencia en el mercado, lo más sano es separar las finanzas.

   Si constantemente cargas gastos personales o facturas de tus compras a tu negocio, nunca tendrás forma de determinar con total certeza cual es tu utilidad real o tus costos reales. Y si no permites que el flujo de caja de tu negocio se oxigene (pues te llevas siempre el dinero), no lograrías estabilidad en los pagos a terceros y podrás afectar la operación.

   Puedes, eso sí, una vez tu inversión encuentre su punto de equilibrio (que dependerá en gran parte de tu correcta toma de decisiones), empezar a tener un retorno mensual de tu inversión. Por ejemplo, lo puedes hacer en modalidad de salarios u honorarios.

   Si empiezas a generar utilidades, no te tomes las ganancias por anticipado. Espera siempre cierre de año fiscal, refuerza tus fondos o reservas para imprevistos del restaurante y luego si distribuye las utilidades. De hecho, en lo posible, reinvierte en cosas que magnifiquen tu negocio.

6. Determinación de un software adecuado a las necesidades

   

   El software para restaurante no es solo para facturar. El software es para que todo lo que ocurre físicamente en el día a día en tu establecimiento, se vea reflejado en un sistema que unifique la información y genere reportes con el detalle de las transacciones (dashboard de restaurantes). El software para restaurante no es para tener tranquilo a los contadores, ¡EL SOFTWARE ES PARA EL RESTAURANTE!. Por consiguiente, no escatimes en tener dentro de tu inversión un sistema que te permita gestionar correctamente, la información que es vital en tu restaurante: Ingresos, inventario, gastos y costos.

   Entendemos que por ahorrar en algunas ocasiones los propietarios sólo tienen un software para restaurante de los denominados “Puntos de Venta», que les permite cubrir la obligatoriedad de expedir facturas para cobrar a los clientes, pero no tienen módulos de control real de inventarios. Esto crea que exista demasiada fuga de información y, aunque se considere que no, poco control sobre los procesos.

   De igual manera, el software para tu restaurante no es necesariamente el que “todo mundo utilice”. Es importante que te asesores bien para que no incurras en una inversión en un sistema que contenga miles de informes o módulos, pero que tu no tengas la capacidad de gerenciarlos o utilizarlos todos. Pues si no lo utilizas en un 100% entonces habrás realizado un gasto y no una inversión al momento de adquirirlo.

7. Interésate de conocer el estado de tus cifras

   

   Los restauranteros suelen dedicar su tiempo en función de resolver situaciones de carácter operativo. Establecer y mantener la Identidad del negocio, hacer constante feedback con los clientes y siempre organizar la parte locativa. Todas estas ocupaciones, que además son diarias, podrían llegar a hacer que el propietario empiece a carecer de tiempo para temas de detalle numérico o de cifras.

   Y allí se crea una brecha administrativa; de hacer análisis para tomar decisiones que sirvan para el futuro del negocio por solo estar ocupados en el presente. Si no se preparan para crecer, pueden fácilmente morir de éxito. Si…como cuando te visitan tantos clientes que pierdas capacidad de atención por no haber organizado un plan de contratación de empleados, algunas modificaciones de servicio o conocer la capacidad operativa de tu cocina.

   Por favor, recuerda que estar interesado en tus cifras no es preguntar cada día… ¿Cuánto fue la venta?