Todo lo que debes saber sobre Inventarios para restaurantes.

Al mencionar la frase inventarios para restaurantes, en automático se piensa en formatos Kardex de control o en planillas con listado interminable de insumos, donde los trabajadores deben anotar día a día los conteos físicos en distintos turnos u horarios. En la práctica, aunque estas planillas son diseñadas con todos los requisitos necesarios para control de inventarios, lo cierto es que, por distintas situaciones los empleados no logran dar con un tratamiento 100% eficiente del manejo de los inventario. De hecho, en una gran proporción, desconocen cuales son los objetivos que la administración realmente tiene con hacerles contar producto a producto.

En muchas ocasiones todo empieza en la mentalidad de los lideres encargados de las implementaciones de inventarios quienes, no realizan un proceso de inducción y acompañamiento a la ejecución de los mismos, no utilizan la información recibida de conteos para implementar controles o prevención de pérdidas o deterioros. O, en algunas ocasiones, los restauranteros no disponen de personal administrativo para ejecutar esta labor y sólo contemplan como política operativa que las personas del área de cocina hagan su verificación física de productos…así…sin mas.

Piensa en esto:

Cuando en un restaurante se tiene la perspectiva del conteo de inventarios como la herramienta para saber cuánto producto se tiene, lo que ocurre es que se asocia a contestar las dudas como : Ya debo hacer pedido? Tengo suficiente inventario para servicio?.. Esas preguntas son muy generales…y básicas… no son dañinas..pero dejan de lado algunas otras de perspectiva de gestión:

• Podemos ahorrar en costos de almacenamiento?
• Cómo puedo llevar un control de rotación de insumos que me permita tener un manejo del flujo de efectivo para ciertos periodos donde históricamente (o estadísticamente) ya hemos notado que existe reducción en el flujo de ventas y se han presentado retrasos para pagos de nóminas o proveedores?
• Cuales estrategias podemos utilizar para disminuir la pérdida por bajas.
• Cuánto del total de mis activos está representado en INVENTARIOS dentro de mis Estados Financieros y qué tan real es esa estimación si yo miro el estado de mis insumos/bebidas?
• Posibles planeación de sobre stock para prevenir escasez de algunos proveedores principales o productores.
• De todo el inventario que tengo almacenado actualmente..qué porcentaje es lucro cesante?
• Vale la pena comprar esa promoción de comprar 12 para recibir 14?. No estaré así incrementando la posibilidad de pérdida por sobre-stock?

Cuando damos trascendencia a las decisiones que se pueden tomar con la información inicial obtenida al realizar «un simple conteo», es cuando realmente damos validez lo significativo en temas organizacionales que es hacer inventarios para restaurantes en debida forma.

Entonces, si como administrador o líder de área, tu visión es hacer que el trabajador tenga esa mentalidad de sólo confirmar si tengo suficiente para servicio y sólo quieres solucionar la pregunta general de si se debe hacer pedidos para reponer inventarios o no…Lo que consigues es que, ese trabajador observa si hay «suficiente» cantidad de un insumo, y su mente se relaja. El conteo no está condicionado a la urgencia o necesidad de hacerlo al detalle, pues ya está tranquilo de que tiene suficiente inventario para servicio.. ¿qué más da si cuento uno o dos de más o menos?.

Allí es donde inician los fallos de inventarios para restaurantes, en la mentalidad o análisis que se tiene incluso previo al conteo.

Por eso, deja de pensar que se debe hacer un conteo diario para saber si «estamos listos para servicio». Piensa en el inventario como el momento en el que CONFIRMAS que los productos que (por tus controles automatizados en sistema) ya sabes que tienes disponibles se encuentren con las condiciones aptas para salir a servicio.

Entra ambas fuentes de pensamientos hay una diferencia grande. En la primera cuentas todos los días con un fin ambiguo : «Esto me alcanza para el servicio». En la segunda, haces verificación e inspección de las condiciones de tus productos – pues ya debes llevar en tu sistema un control de las unidades existentes- y la verificación visual es una comprobación de que todo lo que hay, esté bajo los estándares de calidad que necesita tu servicio.

Tips Inventarios para restaurantes

El circulo de determinación de costo de venta directo en los restaurantes está conformado por varios procesos: Compras, almacenamiento de productos, control de inventarios, rotación de productos, revisión periódica de costos de adquisición, seguimiento a procesos internos -mermas, establecer y estandarizar recetas, tener la certeza de cuales fueron los costes en los que has incurrido para vender cada plato en particular. Es decir, conocer el costo directo de venta de tus platos.

Muchos restaurantes, ante la falta de implementaciones acertadas de manejos de inventarios, prefieren simplemente contabilizar todas sus compras directo al costo. De esta manera, poco a poco van perdiendo control sobre sus finanzas. Debemos siempre diferenciar el total de compras realizadas en un proceso de tiempo versus el total de compras de insumos realizadas que estén asociados a platos efectivamente vendidos en ese periodo (costo de venta). Y, por separado, conocer los inventarios finales de cada periodo ( en cantidad y costes).

A continuación todo lo que debes saber sobre inventarios para restaurantes y cómo implementarlo de la manera más eficiente.

Inventario fisico Inicial

Es quizás algo extremadamente básico, pero es el primer tip. Y el motivo para que mi primera recomendación sea tener un inventario físico inicial, es para luego aclarar que ese inventario debe ser completo. Muchos restaurantes deciden a cuales productos «vale la pena» llevarles inventarios pues son los que tiene mas relevancia en las ventas y por eso requieren control y dejan de lado el control de insumos que, en apariencia, no tienen un impacto significativo en las finanzas, pero que en el acumulado del tiempo representan un porcentaje considerable en la obtención de un buen margen de contribución.

Una vez más insisto en la mentalidad. Una receta está conformada por la unión de varios insumos, todos aportan valor – sabor y características a ese producto final. En ese mismo sentido en el que le das importancia a que las recetas se cuiden y no se alteren para evitar inconvenientes en el servicio, debes pensar que los costos asociados a ella afectan tus análisis económicos. Entonces….cómo es que solo te interesa una parte de los costos y la otra no?

Es importante iniciar el control de inventarios con un conteo físico completo y una descripción de cada una de las recetas. Pero además, los procesos de producción y preparación internos en cocina son importantes.

Control de existencias + Control de Costos de Adquisición

Si bien al realizar un conteo físico podemos dar un sentido de tranquilidad de que nuestros productos estén conforme en cuanto a cantidades ( inventario inicial + compras – salidas = Inventario Final). Algo que también debemos evaluar en cada revisión es el correcto costeo de esos inventarios.

Puede ocurrir que estés centrando tu atención en el día a día en revisar que las cantidades de cada producto coincidan con el seguimiento que haces de compras – ventas. Pero, también a esa revisión le debes sumar las variaciones de costos por compras que esos insumos puedan tener.

Si llevas un inventario con costo promedio, cerciórate de que tengas siempre a mano al menos las últimas cuatro compras de esos insumos para poder confirmar que los costos estén dentro de los márgenes que tienes incluidos en tus recetas. Es importante, pues de esos márgenes y de esas recetas seguramente has tomado la información para calcular tu precio de venta.

En el momento en que dejas de llevar trazabilidad a esos costos, estás arriesgándote a no saber si realmente estás obteniendo la rentabilidad esperada en tu menú.

Es más fácil contar unidades que pesar gramos

Para muchos restauranteros es complicado poder llevar un control real de inventarios por la dinamica de la oepración que se vive en los restaurantes. El servicio apremia y los trabajadores, aun con jornadas o turnos extensos, en ocasiones no alcanzan a hacer los conteos o revisiones necesarias.

Desde mi experiencia, muchas veces estas situaciones se pueden subsanar con pequeños cambios de procesos. Los inventarios para restaurantes no deben ser motivo de retrasos para servicio. Una forma de dar manejo y de simplificar los controles por conteos son, en lo posible, tener tus productos por unidades.

Analiza con tus colaboradores cuales de tus productos que actualmente manejas por gramos (o ml) pueden ser porcionados. Elabora la ficha técnica correspondiente y estandariza producciones. De esta manera, al realizar una producción, pueden ser inmediatamente porcionadas (en las medidas de servicio /receta). El control se ejerce al momento de hacer el porcionamiento de esos productos; Es decir, tu garantía de que la presentación o tamaño de los platos no estará afectada, la debes tener desde el momento mismo en que manipulas la materia prima.

Posterior a ese porcionamiento, los controles de conteo los podrás hacer por unidades…y así también lo puedes configurar en sistema. Los inventarios para restaurantes se deben implementar con estrategias que sean garantías para todas las partes implicadas para evitar frustraciones.

Una persona encargada que esté capacitada

Como en gran parte de las situaciones que hemos revisado para los restaurantes ( y para cualquier tipo de empresa dentro del sector de Alimentos y Bebidas) es necesario que la persona encargada de los controles de inventarios para restaurantes sea alguien con las habilidades y conocimiento requerido. No es una labor que se puede delegar a personas que previamente no han tenido ese rol en alguna empresa y por ningún motivo debe ser algo secundario para la organización.

Teniendo en cuenta que el costo de venta es el rubro de costo/gasto mas representativo dentro de las finanzas de un restaurantes y que este va totalmente ligado a los inventarios, es evidente que tenemos que ser cuidadosos de la persona que tengamos asignada para manejar estos procesos.

De igual manera, el encargado de compras tiene que ser una persona con la responsabilidad que se necesita para garantizar que no tendrás que comprar insumos con sobre-costes por una mala planeación de las compras, por fallas en el conteo de inventarios, por no contactar oportunamente a proveedores o por no tener opciones de mercado para contingencias. Los inventarios para restaurantes son núcleo de la operatividad de los mismos.

Conteo sin revisión NO tiene sentido

Priorizar los productos sobre los que quieres hacer análisis más detallados es viable. De hecho por distintas variaciones de mercado te encontrarás siempre haciendo seguimiento a distintos insumos o procesos de producción. Esto, no implica dejar de llevar inventarios de los otros.

De igual manera, hacer que tu equipo cuente todos los días y «no hacer nada» con esa información es la manera mas eficiente de lograr que en el tiempo no cuenten y te inventen cifras.

Citas a todo el personal en un horario distinto a su turno regular para hacer conteo físico general. Ese personal después tiene unas horas extenuantes de servicio. Y luego simplemente no haces nada con ese conteo?…Ese es un puente directo a desmotivar a quienes hacen el conteo y hacia la falta de criterio para conteos futuros.

Descontar dinero a los trabajadores por malos procesos de los responsables de inventarios también es un error que muchas veces se comente.

Recuerda que la persona encargada de los inventarios es aval de que tus productos son diariamente revisados en sus aspectos técnicos: buen almacenamiento, refrigeración, manipulación, rotación de los mismos para servicio.

Una vez realices conteos físicos, contrasta esa información con tus datos extraídos de software o por el medio en el que llevas secuencia de tus inventarios. Ante cualquier diferencia, toma cartas en el asunto lo más pronto posible. Revisa facturación y posibles fallas de conteo preferiblemente el mismo día que haces los conteos físicos.

Reportes directos desde sistema: Automatizar todo cuanto sea posible

Automatizar es importante. si eres un negocio pequeño, una repostería, una cocina oculta..o un restaurante servicio en mesa o franquicia. Siempre debes contar con un software que te permita tener la información al día en referencia a los inventarios para restaurantes. Ingresar las compras diarias y que las ventas o bajas también se puedan descargar de sistema en tiempo real.

Si puedes contar con un software que además tenga interfase con contabilidad, mucho mejor. En un próximo articulo daré algunas recomendaciones de los software con los que he trabajado, listando Pro’s en Contras. También vamos a realizar algunos videos explicativos para dar más alcance a dudas eventuales sobre cómo manejar o llevar controles eficientes relacionados a los inventarios para restaurantes

En Julieth Rivera | Consultora de restaurantes, por lo pronto, hemos colocado a tu disposición el siguiente RECURSO (Plantilla en excel de revisión de Inventarios y Control de mermas de Producción) donde puedes encontrar una plantilla que te facilitará el procesos de comprobación de inventarios físicos e inventarios exportados de tu software. La recomendación es que inicialmente tengas bien establecidos cuales son los departamentos o categorías en las que tienes distribuidos tus insumos.

Puedes iniciar por hacer un mapeo de los mismos, exportándolo desde tu sistema y anexar la información en la pestaña de ese archivo que dice <<mapa>>.

No dudes en contactarme por cualquier de nuestras redes sociales o directamente agendar una consultora gratuita para navegar sobre el archivo y ayudarte a que lo puedas parametrizar conforme a las necesidades de tu negocio.

BONUS: Tener un Software super avanzado no te sirve… si no le alimentas con información diaria.

Los inventarios para restaurantes sólo se pueden llevar de manera eficiente y te van a servir como data para la creación de estrategias y toma de decisiones, si los llevas a diario y con orden. En caso contrario, aún teniendo el software más robusto del mercado… si no tienes a una persona capacitada que día a día entienda la importancia de tener la información correctamente almacenada, nunca podrás tener reportes confiables o que te brinden la tranquilidad de que tus insumos están siendo bien utilizados y evitando pérdidas considerables por bajas.

En definitiva, no se trata de obsesionarse con saber los términos técnicos de inventario permanentes, periódicos o del paso a paso para realizar fichas técnicas. Evidentemente, todas esas herramientas se deben tener en cuenta para manejar tus inventarios, pero mi invitación en este articulo es que la comprensión sobre la importancia de los inventarios se extienda más allá del cumplimiento de las formas y se centren las energías en todo el valor que pueden aportar de fondo un correcto manejo de la información recibida de los inventarios para restaurantes.