Trámites para abrir un restaurante

Si te has decidido a abrir un restaurante, en simultáneo a la formulación del PLAN DE NEGOCIO, debes empezar a conocer cuales son y cómo gestionar los trámites necesarios para que cuando toda la inversión esté lista, puedas abrir sin inconvenientes, ni retrasos, tu restaurante.

Acá te vamos a listar los principales permisos y documentos que debes tener organizados y las entidades donde se solicitan. También te daremos algunas nociones generales de los tiempos de entrega o los tiempos de ejecución de cada tramite para que lo puedas incluir en tu plan de negocio.

Por cierto, si quieres revisar aspectos de criterios que debes tener en consideración previo a cualquier inversión, puedes leer este articulo https://juliethrivera.com/recomendaciones-para-montar-un-restaurante-o-bar-plan-de-negocio/ disponible aquí en juliethrivera.com

COMO SIEMPRE, TODO EMPIEZA EN LA MENTE. Lo primordial siempre es tener el acceso a la información. El conocimiento de aspectos generales, te permitirá organizarte de tal manera que logres optimizar todos los procesos y que cada trámite no se te convierta en un proceso tedioso donde constantemente te regresen documentos o debas hacer largas esperas en cada entidad sólo porque has olvidado un documentos o una información al momento de hacer los tramites correspondientes.

Entonces, sin mas preámbulos, acá están los TRÁMITES PARA ABRIR UN RESTAURANTE

Efectos Empresariales : ¿Restaurante como Persona Natural o como una Sociedad (Persona Jurídica)?

Piensa como quieres empezar a hacer tu actividad económica. Quieres abrir un restaurante inicialmente como Persona Natural, llevar todo a tu nombre propio y en la medida en la que vayas creciendo dispondrás pasarte a ser una persona Jurídica, o desde el inicio ya quieres contar con una estructura tipo empresa donde puedas llevar tu contabilidad, registros e información organizada como empresa.

No quiere decir que al ser persona Natural no tendrás que ser consciente de tener toda tu información en orden. Pero si existen responsabilidades distintas al ser una persona natural y una jurídica. Como persona Jurídica si o si es recomendable tener tu software no solo de punto de venta, sino contable. Como persona natural puede ser opcional y solo empezar tu negocio con un sistema de Punto de Venta que te permita facturar.

Ademas, como personal natural recuerda que los impuestos serán liquidados y pagados a tu nombre.

Nota Aclaratorio para Colombia: Los restaurantes en Colombia además de la definición para efectos empresariales definición de Persona Natural o Jurídica, existe una determinación para efectos tributarios. Régimen Simplificado o Régimen Común. Esto va asociado específicamente a la obligación de facturar y pagar a la Dirección de Impuestos, el Impuesto al Consumo.

Régimen Simplificado: Cuando se cuenta con máximo un establecimiento de comercio y no se ha tenido ingresos durante el año fiscal mayores a 3.500 UVT (Unidad de valor tributario). Para el año 2021, el valor de la UVT fue de $36.308 COP. Es decir, si usted tiene un restaurante que durante el año 2021 no vendió mas de $127.078.000 COP, usted es régimen simplificado y por consiguiente no es aún responsable de liquidar y pagar el Impuesto al Consumo sobre las ventas. Tampoco tendrá que facturar este impuesto a sus clientes.

Si usted tiene ingresos por encima de ese valor, entonces pasa a ser Régimen Común.

#1 Verificar Nombre del Negocio Registrado

Una vez se ha determinado el tipo de denominación empresarial – y se entiende en alcance tributario de esa decisión – es momento de colocar un nombre al restaurante. Aquí el paso mas importante (después del creativo) es revisar en la pagina web donde puedas mirar el Registro Único Empresarial, que no existan ya registrado un establecimiento o sociedad con el nombre que usted desea registrar. Es decir, que no exista homonimia.

Esto se hace en pasos sencillos. Una vez dentro de la pagina web del RUE (Registro Unico Empresarial), se ingresan los datos y el sistema valida la información de manera inmediata.

#2 Registrar tu establecimiento en Cámara de Comercio

Bueno, ya que has revisado y el nombre que le quieres dar a tu negocio, se encuentra disponible, pues lo que procede es registrarlo ( y evitar que alguien mas lo pueda registrar primero que tu y que pierdas la posibilidad de, a futuro, registrar tu marca).

Para registrar tu negocio, diligencias el formulario de inscripción y matricula. Hasta acá no has tenido que pagar nada adicional, a un contador que te haga unos Balances Generales, pues esté será un documento que vas a necesitar mas adelante para terminar y oficializar el registro en la Cámara de Comercio y para hacer la apertura de tu cuenta bancaria.

#2.1 Asignar la Actividad Económica

Dentro del formulario de inscripción, debes seleccionar la actividad económica a desarrollar. En el caso de los restaurantes estas pueden ser desde se encuentran ubicados dentro del Grupo de Actividades de restaurantes, cafeterias y servicio móvil de comidas. La clase es Expendio de comidas y bebidas : incluidos servicios de Banquetes y Catering.

Esta actividad económica es importante, pues con ella vienen asignadas algunas responsabilidades tributarias que varian en función de la actividad a desarrollar. Tarifas específicas y tipos de impuestos tanto distritales como nacionales. Por esto, es importante seleccionar las adecuadas.

Ya seleccionado el tipo de empresa, el nombre y la actividad económica. Procedes a hacer el pago de la inscripción en Cámara de comercio. En algunas ocasiones tendrás que anexar no solo los Estados Financieros que te he comentado antes, sino también unos Estatutos de la Sociedad previamente inscritos ante NOTARIA. Aunque este trámite es cada vez menos relevante, pues los tipos de Sociedades que están creando los gobiernos para incentivar la creación de empresas, permiten que estas sean constituidas bajo documentación privada que no requiere trámites ante notarias.

#3 Registro ante la Dirección de Impuestos

Pasados de 2 a 3 días hábiles después de la inscripción en Camara de Comercio, ya tendrías listo tu pre-RUT (Registro Unico tributario en Colombia) que es el número del documento con el que tu empresa será identificada.

Todos estos anexos los presentas ante la Dirección de Impuestos (DIAN) y allí recibirás tu RUT definitivo. Con el RUT, empieza tu vida empresarial.

A partir de acá ya no encontrarás numeración, pues todos los trámites dejan de ser secuenciales. Puedes ir haciendo varios al tiempo.

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OTROS TRÁMITES RELEVANTES

Apertura de Cuenta Bancaria: Te presentas a la entidad que has seleccionado con tu copia del RUT, Estados Financieros de apertura y el dinero que has dispuesto para la apertura de la cuenta.

• Inscripción en Hacienda – Impuesto de Industria y Comercio- Avisos y Tableros : Presentas ante la oficina de Hacienda del municipio donde estará ubicado tu restaurantes, Tu certificado de matricula (Cámara de Comercio), RUT y diligencias el formulario. A partir de acá, y desde que empieces a recibir ingresos por tu actividad económica, tendrás que hacer la presentación y pago del Impuesto de Industria y Comercio.

• Para que tus INGRESOS sean legales, debes solicitar a la DIAN (de manera virtual) la resolución de facturación. Es la autorización que indica que tienes los permisos para facturar. En ese documento se encuentra el consecutivo de facturas que has solicitado, la fecha de vigencia y el tipo de facturas que vas a emitir. Debes tener en cuenta la fecha de vencimiento y los rangos para cuando debas renovarlo o habilitar nuevos rangos.

• Si en tu establecimiento planeas tener emisión de música, debes solicitar el Certificado de Sayco & Acinpro. Además que tendrás que pagar cada año la renovación del mismo.

• Antes de empezar a operar, pero cuando tengas toda la construcción lista, debes tramitar el permiso sanitario (ante el ICA – INVIMA en Colombia) y uso del suelo (Planeación territorial). Con el primero, certificas que cumples con las normas de sanidad y con el segundo, tienes la certeza de que en el espacio -locación donde esta tu restaurante, se puede realizar esa actividad económica – De hecho esto es algo que habrás revisado antes de iniciar construcción –

• Si estas en zonas de turismo, y cuentas con ventas superiores a 500 salarios mínimos legales vigentes, tendrás que tener la Inscripción en el Registro Nacional de Turistas ( y pagar bimestralmente un porcentaje que se liquida sobre los ingresos)

• No puede faltar el permiso o certificado de Bomberos que además garantiza a tus futuros clientes que respetas las medidas preventivas ante riesgos o accidentes.

• Por último, ya teniendo todo organizado. No te puedes olvidar de los trámites para el personal de trabajo. Debes registrar tu empresa en cualquier plataforma de pagos de Aportes a Seguridad Social, hacer las respectivas vinculaciones laborales y afiliaciones de los trabajadores, exámenes de ingreso y muy importante obtener para cada uno de ellos el Certificados de Manipulación de alimentos.

Seguramente te has quedado allí pensando que son demasiados trámites y que hay que surtir demasiadas etapas administrativas y tu todo lo que querías era tener un restaurante donde tus clientes llegasen a vivir una experiencia agradable…. No te sobre preocupes. Todos estos trámites son ejecutables y en menos de un periodo de un mes seguramente podrás contar con todos los permisos.

La recomendación acá es que los conozcas y empieces a gestionar con la debida anticipación. Recuerda además que es posible que en esos mismos tiempos estén lidiando con los trabajos de adecuación locativa, con las entrevistas de personal y con muchos procesos de selección de insumos para cocina.

Rodéate de asesores y personas en quienes puedas delegar y confiar el cumplimiento de algunas taras que debas asignar.

Y mas fácil aún, agenda con nosotros una cita donde podemos ayudarte a aclarar cualquier duda en referencia a los trámites para abrir un restaurante.